Att arbeta effektivt
med sin styrgrupp
KUNSKAP
Styrgruppen är en av projektledarens viktigaste tillgångar — och ändå är dess roll ibland missförstådd. Det händer att projektledare beskriver styrgruppen som ett forum “att rapportera till”. I de projekt vi driver, som ofta är affärskritiska och dessutom kan vara organisatoriskt utmanande, är styrgruppen en avgörande resurs i att navigera osäkerhet, hantera förändring och fatta beslut. Den här artikeln belyser hur projektledaren kan undvika fallgropar och skapa förutsättningar för ett effektivt samarbete tillsammans med sin styrgrupp.
Styrgruppens roll och ansvar
En styrgrupp finns till för att ta ansvar för projektets riktning, omfattning, nytta och förutsättningar på verksamhetsnivå.
Där projektledaren ansvarar för genomförandet inom ramarna för en överenskommen projektplan, ansvarar styrgruppen för varför projektet ska göras, inom vilka ramar, med vilka resurser och hur prioriteringar ska vägas mot andra verksamhetsbehov.
I praktiken innebär det att styrgruppen:
Där projektledaren ansvarar för genomförandet inom ramarna för en överenskommen projektplan, ansvarar styrgruppen för varför projektet ska göras, inom vilka ramar, med vilka resurser och hur prioriteringar ska vägas mot andra verksamhetsbehov.
I praktiken innebär det att styrgruppen:
- Säkerställer att projektet är rätt för verksamheten och ligger i linje med mål och strategi.
- Beslutar om budget, resursramar, tidplan och eventuella förändringar.
- Ger mandat till projektledaren och står som stöd vid behov av eskalering.
- Hanterar konflikter mellan projektets och övriga verksamhetens intressen.
- Tar ansvar för projektets effekthemtagning även efter leverans.
En effektiv styrgrupp arbetar framåtriktat, inte bakåtblickande. Den ska hjälpa projektledaren att hantera det oförutsedda, väga alternativa vägval och säkerställa att projektet fortsätter vara relevant även när omvärlden ändras. Det förutsätter naturligtvis att rapporteringen är ändamålsenlig och korrekt - men tyngdpunkten bör ligga på det som kommer.
En fallgrop som bör – och med enkla medel kan – undvikas är att styrgruppen inte involveras i tillräcklig grad eller tillräckligt tidigt i frågor som rör problem och risk. Det gör att projektledaren riskerar att ta för stort ägandeskap utan motsvarande mandat. Dessutom ges inte styrgruppen möjlighet att arbeta proaktivt och saknar tillräcklig insyn i vad som ligger till grund för de beslut som behöver tas. I projekt med många beroenden, såväl internt inom verksamheten som kopplat till leveranser från externa aktörer, finns det uppenbara faror med ett sådant informationsglapp.
En fallgrop som bör – och med enkla medel kan – undvikas är att styrgruppen inte involveras i tillräcklig grad eller tillräckligt tidigt i frågor som rör problem och risk. Det gör att projektledaren riskerar att ta för stort ägandeskap utan motsvarande mandat. Dessutom ges inte styrgruppen möjlighet att arbeta proaktivt och saknar tillräcklig insyn i vad som ligger till grund för de beslut som behöver tas. I projekt med många beroenden, såväl internt inom verksamheten som kopplat till leveranser från externa aktörer, finns det uppenbara faror med ett sådant informationsglapp.
RÅD & VÄGLEDNING
Fyra praktiska principer för hur du använder din styrgrupp till din fördel
1. Genomarbetade beslutsunderlag
En styrgrupp tar bättre beslut när frågan är:
- Kortfattat formulerad.
- Tydligt avgränsad.
- Beskriven i termer av konsekvenser.
- Kompletterad med projektledarens rekommendation.
Du visar att du har analyserat och står bakom ett förslag — inte bara lyfter ett problem över bordet.
2. Trygghet och transparens
Som projektledare är det viktigt att skapa tillit och trygghet genom transparens:
- Vara realistisk i lägesbilder.
- Signalera relevanta risker.
- Ha modet att säga “Jag behöver er hjälp”.
En styrgrupp som upplever att du är öppen med de problem och risker som kan äventyra projektets resultat (även om du så klart inte ska lyfta småsaker i tid och otid) kommer att känna tillit och vara ett starkt stöd när det behövs.
3. Låt styrgruppen ta sin del av ansvaret
Projektledare tenderar att ta för stort ansvar för det de inte råder över - använd styrgruppen till det den är till för:
- Konflikter mellan linje och projekt.
- Prioriteringar när mål eller krav krockar.
- Justeringar av tidplan, resursbehov och budget.
- Strategiska vägval när förutsättningar faller.
- Friktion i relationerna till externa partners eller leverantörer.
4. God framförhållning
Du som projektledare behöver ge styrgruppen förutsättningar att arbeta proaktivt:
- Flytta tyngdpunkten från vad som hänt till vad som kommer att hända.
- Redovisa utvecklingen av risker och problem, i vilken riktning är de på väg.
- Tydliga prognoser – utfall och estimat av återstående i relation till budget.
Genom att visa vart projektet är på väg ger du styrgruppen förutsättningar att agera, justera och förankra eventuella avvikelser innan de är ett fullbordat faktum.
Reflektionsfrågor
- Använder jag min styrgrupp som en strategisk resurs — eller som en rapportmottagare?
- Hur tydligt är mandatet mellan mig och styrgruppen i mina aktuella projekt?
- Är mina styrgruppsmöten beslutsorienterade eller informationsorienterade?
- Hur väl balanserar jag transparens och trygghet i min kommunikation?
- Vilka beslut borde styrgruppen ta som jag idag försöker lösa själv?
Vill du lära dig mer?
Stefan Eriksson
Senior projektledare och rådgivare med erfarenhet från industri, läkemedel och offentlig sektor. Kombinerar strategiskt tänkande med operativ styrka för att leverera komplexa projekt.
RISKHANTERING
PROJEKTEKONOMI
PEAK CONSULT
PEAKCON AB
VÄSTRA VÄGEN 52
803 24 GÄVLE
INFO@PEAKCONSULT.SE
+46 (0)26 60 10 00
